Excelが信じられないの☆
Excelで一通り計算書を作成した後に電卓で検算することって、よくありますよね。でも、どうしてそんなことが起きちゃうんでしょうか？
Excelの結果が信じられない？
Excelやパソコンの作業を信じられないって話、よく聞きます。でも、なんで？って聞くと、みんな結構漠然としてるんです。もし本当にExcelがしょっちゅうエラーを起こしてるなら、世の中の企業で使われてるExcelはもっと大混乱してるはずです。でも実際には、Excelは多くの企業で毎日使われてて、とっても役立ってるんです！
Excelシートの作り間違い
もちろん、集計が間違ってることもあります。それは、Excelシートの作り方がちょっと間違っちゃってる場合なんです。例えば、合計の範囲を間違えちゃったり、計算式を壊しちゃったり。作成直後にちょっと確認すれば防げることなのに、ほんの少しの手間を惜しんで後で大変なことになるのはもったいないですよね。セルを保護したり、書き込み禁止にすることでも間違いを防ぐことができます。
四捨五入の考え方
Excelでは、実際の数値は四捨五入されていないのに、表示は四捨五入されてることがあります。例えば、0.6を四捨五入すれば1になりますが、これが5つあれば本当は3のはずが、表示上は合計5に見えるんです。電卓でも同じことが起きますよね。消費税の計算でも、会社のルール通りに四捨五入、切り捨て、切り上げがされないので、ROUND関数などを使って正確に計算する必要があります。
並べ替えの誤操作
特に怖いのは並べ替えです。1列だけ選んで並べ替えしちゃうと、データがめちゃくちゃになっちゃうことがあります。バックアップを取っておいて、前日のデータと比べておかしなことが起きていないかチェックするのが大切です。また、手動で並べ替えをしないようにすることでリスクを減らすこともできます。Excel2021では関数で並べ替えができるので、手動並べ替えのリスクは減ってきています。
Excelのバグ
確かに、Excelが計算を間違えることもあります。例えば、小数点以下15桁以上の数値は扱えません。
1.00000000000001は1.00000000000001になりますが、
1.000000000000001は、一番下の桁のものすごい小さい1は認識されなくなって、1になります。
これはExcelがそうできているので仕方ありません。でも、通常のExcel業務でこれが問題になることはほとんどありません。
そうではなくて、Excelがそうできているのではなく、計算が合わないということが出てきたら、マイクロソフトに報告して改善してもらう必要があります。
まとめ
正しい操作が本当に大事なんです。正しく作られて、動作チェックをちゃんとしたものは、十分に信用していいんです。計算方法が初めての場合は仕方ないけど、いつまでも500件の結果を電卓で確認するようなことは、これからの仕事ではできるだけ減らしていきましょうね！